Rapport gegen Rechnung: fünf Prüfungen, bevor die Rechnung rausgeht

Zwischen dem Rapport eines Monteurs und der Rechnung an den Kunden liegen zwei Personen und zwei Programme. Auf diesem Weg geht in beide Richtungen etwas verloren: Leistungen, die rapportiert, aber nie verrechnet wurden, und Positionen auf der Rechnung, zu denen kein Rapport existiert. Beides fällt selten auf, weil niemand die beiden Listen nebeneinanderlegt.

Dieser Beitrag beschreibt, wie ein solcher Abgleich aussieht, wenn er nachvollziehbar sein soll: welche Kennung beide Seiten brauchen, welche fünf Prüfungen er durchläuft und was er ausdrücklich nicht tut. Er gilt für Regie- und Serviceaufträge, bei denen jede verrechnete Leistung auf einen Rapport zurückgeht; für Ausmass- oder Akontorechnungen nach Werkvertrag passt er nicht. Und er setzt voraus, dass Rapporte digital vorliegen, als Export aus dem Branchenprogramm oder als Tabelle. Wie Rapporte überhaupt digital entstehen, steht in Vom Einsatz zur Rechnung.

Ohne gemeinsame Kennung gibt es nichts zu vergleichen

Ein Abgleich ordnet jede Rechnungsposition einem Rapport zu. Dafür braucht er auf beiden Seiten dieselbe Kennung: die Auftragsnummer, die Rapportnummer und die Leistungsart. Steht auf der Rechnungsposition keine Rapportnummer, kann kein Abgleich sagen, ob die Position belegt ist. Daraus folgt die erste Frage an Ihr Branchenprogramm: Trägt die Rechnungsposition die Nummer des Rapports, aus dem sie entstanden ist?

Die fünf Prüfungen

1. Was nicht prüfbar ist, wird gemeldet, nicht geraten

Ein leeres Mengenfeld ist keine Null. Eine Rapportzeile mit «24 m Kabelkanal» und eine Rechnungsposition mit «2 Stangen» lassen sich ohne vereinbarte Umrechnung nicht vergleichen. Eine Position ohne Rapportnummer ist nicht zuordenbar. Ein brauchbarer Abgleich erklärt solche Fälle für nicht prüfbar und sagt, was fehlt. Er darf sie nicht stillschweigend überspringen, und er darf sie nicht als in Ordnung durchgehen lassen. Für eine nicht prüfbare Kennung gibt es keine Aussage, auch keine Entwarnung.

2. Rapportiert, nicht verrechnet

Die Fahrt zur Baustelle steht im Rapport, auf der Rechnung fehlt sie. Das kann gewollt sein, etwa bei Garantie oder Kulanz, oder es ist vergessen gegangen. Der Abgleich entscheidet das nicht. Er zeigt die Zeile mit Menge, Einheit und Fundstelle und stellt die Frage, die ein Mensch beantworten muss: bewusst nicht verrechnet oder übersehen?

3. Verrechnet ohne Rapport

Die Gegenrichtung ist unangenehmer, weil sie beim Kunden auffällt. Eine Position mit zwei Stunden Montage, zu der es keinen Rapport gibt, ist entweder eine Pauschale ohne Rapportpflicht oder ein Fehler. Auch hier gilt: sichtbar machen, nicht löschen, nicht korrigieren.

4. Mengenabweichung

Der Rapport sagt 6,5 Stunden, die Rechnung 6. Der Abgleich nennt die Differenz und die Richtung, mehr nicht. Welche Zahl gilt, klärt der Betrieb; vielleicht wurde bewusst abgerundet, vielleicht hat jemand falsch abgetippt. Wichtig ist nur, dass die Abweichung nicht mehr unbemerkt bleibt.

5. Mehrdeutige Kennungen

Ein Rapport enthält zwei Zeilen derselben Leistung, drei Stunden Montage am Vormittag und drei am Nachmittag; die Rechnung fasst beide zu sechs Stunden zusammen. Darf der Abgleich die beiden Zeilen addieren? Ohne eine vorher getroffene Vereinbarung nicht. Er meldet die Kennung als mehrdeutig und vergleicht sie nicht, denn stilles Summieren würde genau die Fehler verdecken, die man finden will. Wie Teilzeilen zusammengehören, gehört in die Vereinbarung über die Daten, nicht in eine Annahme des Programms.

Was der Abgleich nicht tut

• Er ändert weder den Rapport noch die Rechnung. Er liest zwei Listen und schreibt einen Bericht.
• Er bewertet nicht. Jede Meldung hat eine leere Spalte «Bewertung», in die ein Mensch schreibt, ob die Abweichung berechtigt ist und warum.
• Er nennt sich nur dann «vollständig geprüft», wenn jede Kennung tatsächlich verglichen wurde. Sobald eine Zeile nicht prüfbar war, heisst das Ergebnis «teilweise geprüft», und der Bericht sagt, welche.
• Er gleicht Schreibweisen nicht an. «Montage» und «Montagearbeiten» sind zwei Kennungen; der Bericht zeigt beide als Abweichung, statt zu raten, dass sie dasselbe meinen.

Wie Sie das selbst ausprobieren

Exportieren Sie aus Ihrem Branchenprogramm die Rapporte eines abgeschlossenen Auftrags und die zugehörigen Rechnungspositionen als Tabelle. Legen Sie beide nebeneinander und gehen Sie die fünf Prüfungen von Hand durch. Zehn Positionen genügen für einen ersten Eindruck. Dabei zeigt sich, ob die gemeinsame Kennung vorhanden ist und wie viele Zeilen in die Kategorie «nicht prüfbar» fallen. Das ist das eigentliche Ergebnis, noch vor jeder Abweichung: ob Ihre Daten einen Abgleich überhaupt zulassen.

Wenn Ihre Rapporte und Rechnungspositionen digital vorliegen und eine gemeinsame Kennung tragen, lässt sich dieser Abgleich als wiederkehrender Ablauf einrichten. Für Elektro- und Gebäudetechnikbetriebe bieten wir das als Quick-Win mit Festpreis an: Rapporte gegen Rechnung abgleichen. Wie ein solcher Abweichungsbericht aussieht, zeigen wir Ihnen im Gespräch an einem Muster mit erfundenen Daten.

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