Elektro & Gebäudetechnik

Weniger Administration zwischen Serviceauftrag und Verrechnung.

Viele Betriebe haben ihre Werkzeuge längst: Branchensoftware oder ERP, E-Mail, mobile Erfassung, eine Dokumentenablage. Die Reibung entsteht häufig nicht in diesen Systemen, sondern zwischen ihnen, bei den manuellen Übergaben.

Ihre bestehende Software bleibt die Basis. Bidoli automatisiert die manuellen Übergaben dazwischen.

Prozess besprechen Ablauf & Preise ansehen →

Ausgangslage

Der Einsatz ist erledigt. Die Administration oft noch nicht.

Zwischen Anfrage und Rechnung liegen Schritte, die selten in einem einzigen System stattfinden:

  1. Auftrag erfassen

    Eine Anfrage kommt per E-Mail oder Telefon und muss einem Kunden, Objekt und Auftrag zugeordnet werden.

  2. Informationen weitergeben

    Techniker brauchen Adresse, Ansprechpartner, Auftrag und die relevanten Unterlagen.

  3. Zeit und Material erfassen

    Leistungen müssen vollständig dem richtigen Auftrag zugeordnet werden.

  4. Rapport und Dokumentation

    Rapport, Fotos oder weitere Dokumente müssen vollständig und am richtigen Ort abgelegt sein.

  5. Fehlende Angaben nachfordern

    Wenn Informationen fehlen, entstehen Rückfragen zwischen Büro und Technikern.

  6. Verrechnung vorbereiten

    Erst wenn die notwendigen Angaben vollständig sind, kann der Fall sauber weiterverarbeitet werden.

Wie viel gebundene Arbeitszeit das bei Ihnen ausmacht, rechnen Sie in zwei Minuten selbst nach: zum Rechner.

Zielbild

Vom Auftrag zur Verrechnung mit weniger manuellen Übergaben.

Beispiel für einen möglichen Zielprozess — kein bestehendes Kundenprojekt.

  1. Anfrage & Auftrag

    Anfrage erfassen und vorhandene Kunden- und Objektdaten zuordnen.

  2. Einsatz

    Der Techniker erhält die benötigten Informationen.

  3. Rapport & Material

    Leistung, Zeit, Material und relevante Dokumentation erfassen.

  4. Vollständigkeitsprüfung

    Prüfen, ob die für den Abschluss benötigten Angaben vorhanden sind.

  5. Verrechnung

    Der vollständige Fall geht an den bestehenden Verrechnungsprozess.

Systemgrenze

Wir bauen keine zweite Branchensoftware.

Wenn Ihr ERP oder Ihre Branchensoftware eine Aufgabe bereits zuverlässig erfüllt, bauen wir sie nicht neu. Bidoli setzt dort an, wo heute zum Beispiel:

  • Daten von Hand kopiert werden
  • Anfragen oder Termine per E-Mail ankommen und anschliessend von Hand in einen anderen Ablauf oder ein anderes System übertragen werden
  • Informationen zwischen Systemen übertragen werden
  • Dokumente nachgetragen werden
  • fehlende Angaben nachverfolgt werden
  • Freigaben manuell angestossen werden

Kontrolle

Automatisieren, ohne Verantwortung abzugeben.

Ein System darf vieles vorbereiten:

  • Daten zuordnen
  • Vollständigkeit prüfen
  • Aufgaben vorbereiten
  • Informationen übertragen
  • Erinnerungen auslösen

Kritische Aktionen behalten die menschliche Freigabe: Eine Rechnung muss nicht automatisch versendet werden, nur weil der Prozess davor automatisiert ist.

Nach welchen Regeln automatisiert wird — etwa wann ein Vorgang zur Verrechnung freigegeben werden kann — definiert der Betrieb. Das System setzt diese Regeln anschliessend nachvollziehbar um.

Dokumentation

Ein abgeschlossener Auftrag besteht nicht nur aus Arbeitszeit.

Je nach Auftrag gehören auch Prüf- und Nachweisdokumente zum Prozess, zum Beispiel:

  • Fotos
  • Materialangaben
  • Mess- oder Prüfprotokolle
  • Freigaben oder Unterschriften
  • weitere technische Nachweise

Welche Unterlagen tatsächlich erforderlich sind, hängt vom konkreten Auftrag und den geltenden Anforderungen ab.

In der Praxis können solche Unterlagen verteilt liegen, ein Protokoll hier, Fotos dort, Anweisungen in einer anderen Ablage. Ziel ist, sie systematisch dem richtigen Auftrag zuzuordnen und vor dem nächsten Prozessschritt zu prüfen, ob die benötigte Dokumentation vollständig vorliegt.

Guter Fit

Besonders interessant bei digitalisierten, aber fragmentierten Abläufen.

Automatisierung lohnt sich typischerweise dort, wo:

  • etwa 10–50 Mitarbeitende zusammenarbeiten
  • mehrere Techniker oder Servicemitarbeitende unterwegs sind
  • Administration oder Disposition den Rücken freihält
  • ein ERP oder eine Branchensoftware im Einsatz ist
  • neben ERP oder Branchensoftware weiterhin E-Mail, Dokumentenablagen oder weitere Einzelsysteme mitlaufen
  • Service- und Auftragsprozesse regelmässig wiederkehren
  • Daten trotzdem mehrfach übertragen werden
  • Büro und Aussendienst laufend Informationen abstimmen

Entscheidend ist nicht die Mitarbeiterzahl. Entscheidend ist, ob der Prozess genügend wiederkehrende Reibung erzeugt.

Einstieg

So beginnt die Zusammenarbeit

  1. Erstgespräch

    Kostenlos das Problem grob einordnen.

  2. Prozessanalyse — CHF 890

    Ist-Prozess, Systeme, Engpässe, Sollbild und wirtschaftliches Potenzial.

  3. Umsetzung

    Mit klar definiertem Leistungsumfang.

  4. Betrieb

    Optional überwachen, pflegen und weiterentwickeln.

Die CHF 890 der Prozessanalyse werden bei einer Umsetzung ab CHF 5'000 vollständig angerechnet.

Details zur Prozessanalyse →

Arbeitsweise

Erst der Prozess, dann die Zusage.

Bidoli beginnt mit dem konkreten Prozess und prüft vorhandene Systeme und Schnittstellen, bevor eine technische Umsetzung zugesagt wird.

Dass durchgängige Automatisierung im Produktivbetrieb funktioniert, zeigt ein bestehendes Referenzprojekt von Bidoli: vom Bestelleingang über Warenwirtschaft, Rechnung und Versand bis zur Buchhaltungsübergabe.

Zum Referenzprojekt AMZ Racing →

Ihr Prozess

Wo verliert Ihr Betrieb heute Zeit zwischen Auftrag und Verrechnung?

Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, ob sich der Aufwand bei Ihnen lohnt, bevor bezahlte Arbeit beginnt.

Prozess besprechen Ablauf & Preise ansehen →