Viele KMU verwalten Kundenkontakte noch in Excel oder im E-Mail-Postfach. Das kostet Zeit und lässt Aufträge durch die Maschen fallen. Wir helfen, ein CRM einzurichten, das zum Unternehmen passt. Wir verbinden es mit den bestehenden Abläufen.
Ein CRM ist kein Luxus für grosse Unternehmen. Für ein KMU mit 3–30 Mitarbeitenden ist es das Werkzeug, das verhindert, dass Anfragen vergessen werden und Kunden das Gefühl haben, neu erklären zu müssen, wer sie sind.
Jede Anfrage, egal ob per E-Mail, Kontaktformular oder Telefon, landet automatisch im CRM, wird einer Person zugewiesen und bleibt nachvollziehbar. Teil der grösseren Automatisierung für KMU in der Schweiz.
Welche Projekte hat dieser Kunde? Was wurde besprochen? Wann war der letzte Kontakt? Das CRM speichert alles: strukturiert und abrufbar für jeden im Team.
Nach einer Anfrage: automatische Bestätigung. Nach einem Angebot: automatische Erinnerung. Nach einem Projekt: automatische Kundenzufriedenheitsabfrage. Die digitalen Prozesse im Unternehmen laufen sauber, ohne dass jemand daran denken muss.
Es gibt kein universell richtiges CRM. Die Wahl hängt von der Teamgrösse, dem Vertriebsprozess und den bestehenden Systemen ab.
Für kleine Teams reichen oft schlanke Lösungen wie HubSpot Free, Notion oder Pipedrive, richtig konfiguriert und mit den richtigen Automationen verbunden.
Für wachsende KMU: Systeme, die mit dem Unternehmen mitwachsen. Mit API-Anbindung an Buchhaltung, Onlineshop und Kommunikationstools.
In vielen Fällen ist nicht das CRM selbst das Problem, sondern fehlende Verbindungen. Wir bauen die Integrationen, die aus einem einfachen Tool ein produktives System machen.
Ein CRM ist kein Selbstzweck. Es löst konkrete, täglich wiederkehrende Probleme. Die meisten KMU merken erst im Rückblick, wie viel Zeit und Umsatz sie ohne CRM verloren haben.
Jede neue Anfrage löst automatisch eine personalisierte Bestätigung aus, in unter 30 Sekunden. KMU mit automatisierter Erstreaktion konvertieren Anfragen 3–5x häufiger als solche, die manuell antworten. Denn: wer zuerst antwortet, gewinnt.
Im E-Mail-Postfach geht eine Anfrage unter. Im CRM nicht. Jeder Kontakt hat einen Status, einen Verantwortlichen und eine Aufgabe. Follow-up-Erinnerungen laufen automatisch. Das Ergebnis: weniger verlorene Aufträge, mehr Abschlüsse.
Welche Projekte hatte dieser Kunde? Was wurde besprochen? Welche Offerte wurde geschickt? Das CRM speichert alles: abrufbar für jede Person im Team, jederzeit. Kein "ich erinnere mich nicht mehr", kein Wissen das bei Personalwechsel verloren geht.
Ein typisches Setup für Dienstleistungsbetriebe: bestehende Tools sinnvoll verbinden, ohne neue Software zu kaufen.
Ein Beratungsunternehmen empfing wöchentlich 15–25 Anfragen per Kontaktformular und E-Mail. Vorher: Jede Anfrage manuell im CRM eingetragen, Follow-up per Hand, kein System für Gesprächshistorie. Anfragen gingen verloren, Follow-ups wurden vergessen, Umsatz blieb auf der Strecke.
Jede Formular-Einreichung auf der Website erstellt automatisch einen HubSpot-Kontakt mit korrekter Quelle, Datum und Anfrage-Inhalt. Über ein Dropdown im Formular (Thema/Leistung) wird der Kontakt automatisch dem richtigen Team-Mitglied zugewiesen. Eine Aufgabe erscheint sofort in HubSpot.
Der Interessent erhält innerhalb von 30 Sekunden eine personalisierte E-Mail mit seinem Namen, Bezug auf das genannte Thema und einem Calendly-Link für ein Erstgespräch. Nicht eine generische "Ihre Nachricht wurde empfangen"-Mail, sondern eine spezifische Reaktion, die Vertrauen aufbaut.
Wenn der Interessent keinen Termin gebucht hat: nach 3 Tagen eine kurze Nachfrage, nach 7 Tagen ein Case-Study-Link, nach 14 Tagen eine letzte Kontaktaufnahme. Alles automatisch über HubSpot Sequences. Kein manueller Aufwand, kein vergessener Lead.
Durch sofortige Reaktion und strukturiertes Follow-up stieg die Abschlussrate deutlich. Das Team verbringt weniger Zeit mit Verwaltung und mehr mit der eigentlichen Beratungsarbeit. Der manuelle Aufwand für Lead-Management sank von 6 Stunden auf unter 45 Minuten pro Woche.
Tools in diesem Setup: HubSpot Free CRM (Kontakte, Deals, Sequences), WordPress mit Kontaktformular-Plugin, Calendly (Terminbuchung), Make für die Verbindungen zwischen den Tools. Die genutzten Basisfunktionen aller Tools sind kostenfrei verfügbar. Die Einrichtungskosten hängen vom Umfang der Verbindungen ab.
Im Erstgespräch klären wir, welches System zu Ihrer Grösse und Ihren Abläufen passt, ohne unnötige Komplexität.