Wissen · Rechnungen automatisieren
Jede manuell erstellte Rechnung kostet Ihr KMU echtes Geld.
15 bis 25 Minuten pro Rechnung, und zwar bei jedem Auftrag. Das ist kein Aufwand, der sich mit Übung verliert. Er wächst mit dem Geschäft mit.
Rechnungen öffnen, Kundendaten eintragen, Positionen kopieren, MWST berechnen, PDF erstellen, per Mail versenden, in der Buchhaltung verbuchen. Und dann noch nachfassen, ob sie bezahlt wurden. Schweizer KMU wiederholen diesen Ablauf täglich. Kein einziger dieser Schritte braucht ein Urteil. Sie alle lassen sich abgeben, und was danach übrig bleibt, sind die Ausnahmen.
MWST-konforme QR-Rechnungen · Bexio, Banana, Stripe, Twint · Automatisches Mahnwesen
Auf dieser Seite: So funktioniert es · Investition · Rechenbeispiel · Häufige Fragen
Das Problem
Wie viel Zeit verbrennt Ihr KMU täglich mit Rechnungen?
Die Antwort steht in der Spalte links. Sie lässt sich nachrechnen.
Manuell, heute
- Auftrag abgeschlossen → Rechnung öffnen und manuell ausfüllen
- Kundendaten aus CRM oder E-Mail rauskopieren
- Positionen und Preise einzeln eintragen
- MWST manuell berechnen oder im Kopf überschlagen
- PDF erstellen, Datei benennen, per Mail senden
- In Buchhaltung separat erfassen oder nochmals eintragen
- Nach 30 Tagen von Hand nachfassen, ob die Zahlung eingegangen ist
- Mahnung schreiben, versenden, Reaktion abwarten
- Bei 50 Rechnungen/Monat: 12–20 Stunden reiner Aufwand (Erfahrungswert, konservativ gerechnet)
Automatisiert, nach der Einrichtung
- Auftrag abgeschlossen / Bestellung eingegangen → Auslöser gesetzt
- Kundendaten werden automatisch aus CRM oder Shop gezogen
- MWST-konforme QR-Rechnung wird in Bexio erstellt
- Rechnung wird automatisch per E-Mail zugestellt
- Buchung in der Buchhaltung erfolgt automatisch
- Zahlungseingang wird automatisch abgeglichen
- Mahnung geht automatisch nach 30, 45, 60 Tagen raus
- Gemeldet wird nur, was ein Eingreifen braucht
- Bei 50 Rechnungen/Monat: Aufwand nur noch für Kontrolle und Ausnahmen
Wer im Bereich Prozessautomatisierung für KMU in der Schweiz anfangen will, sollte bei der Rechnungsstellung beginnen. Der Aufwand ist hoch, der Ablauf ist gleichartig. Ab etwa 20 Rechnungen pro Monat lohnt sich meist ein genauerer Blick.
So funktioniert es
Der vollständige Rechnungsablauf: automatisch, von Auslöser bis Zahlung
Keine Blackbox. Konkrete Verbindungen zwischen Programmen, die Sie wahrscheinlich schon verwenden.
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Auslöser: Auftrag, Bestellung oder Formular
Eine neue WooCommerce-Bestellung, ein abgeschlossener Deal im CRM, ein ausgefülltes Kontaktformular oder ein abgehaltenes Calendly-Gespräch: jedes dieser Ereignisse kann als Auslöser für die automatische Rechnungserstellung dienen. Es braucht keinen Onlineshop. Jeder definierte Punkt im Ablauf kann der Start sein.
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Datenabruf: Kundendaten, Positionen, Preise
Die Automatisierung holt Kundendaten aus dem CRM, die bestellten Artikel aus dem Shop und die aktuellen Preise aus dem Preissystem. Keine manuellen Einträge, keine Copy-Paste-Fehler. Adresse, UID des Kunden (falls B2B), Zahlungsfrist und allfällige Rabatte werden automatisch übernommen.
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Rechnungserstellung: MWST-konform, QR-Rechnung, Bexio
In Bexio wird die Rechnung vollautomatisch erstellt. Alle Pflichtangaben nach Schweizer Recht sind enthalten: UID, MWST-Satz (8.1 % Normalsatz, 2.6 % reduziert, 3.8 % Beherbergung oder 0 % je nach Position), Zahlungsfrist, IBAN und QR-Code. Das PDF wird sofort generiert. Kein manuelles Eingreifen, keine fehlenden Felder. Digitale Prozesse im Unternehmen bedeuten hier: die Software erledigt die Pflichtarbeit.
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Versand: automatische E-Mail mit PDF-Anhang
Die fertige Rechnung wird als personalisierte E-Mail mit PDF-Anhang an den Kunden zugestellt, innerhalb von Sekunden nach Auftragsabschluss. Der Text ist individualisiert, nicht generisch. Bei Shopify oder WooCommerce-Bestellungen geschieht das in der Bestellbestätigung integriert.
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Zahlungsabgleich: automatisch über Stripe, Twint oder Bankdaten
Zahlungseingänge werden automatisch mit offenen Rechnungen abgeglichen. Stripe und Twint melden den Eingang direkt an Bexio. Für Banküberweisungen kann ein ISO-Camt-Import oder eine ISO-20022-Anbindung eingerichtet werden. Sobald die Zahlung eingeht, wird die Rechnung in Bexio automatisch als bezahlt markiert.
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Mahnwesen: automatisch nach Ihren Fristen
Die Fristen legen Sie fest, das System hält sie ein. Ein üblicher Aufbau: nach 30 Tagen eine höfliche Erinnerung mit Zahlungslink, nach 45 Tagen die zweite Mahnung mit Gebühr. Die letzte Stufe vor dem Inkasso läuft bewusst nicht von allein: Sie bekommen den Fall vorgelegt und geben ihn frei. Was eine Geschäftsbeziehung beendet, entscheidet kein Ablauf. Der Kundenstatus im CRM wird bei jedem Schritt mitgeführt.
Beteiligte Systeme
Welche Software wird verbunden?
In den meisten Fällen sind die richtigen Programme längst vorhanden. Es fehlen die Verbindungen. Mehr dazu unter Digitale Prozesse im Unternehmen.
Rechnungstool
Bexio · Banana Buchhaltung
Schweizer Softwarelösungen, voll MWST-konform, QR-Rechnung nativ unterstützt. Bexio für KMU mit Wachstumsanspruch, Banana für kleinere Betriebe.
Auslöser / Datenquelle
WooCommerce · Shopify · Kontaktformular · CRM
Jedes System, das einen Auftrag oder eine Bestellung erfasst, kann als Auslöser dienen. Kein Onlineshop nötig.
Zahlungsabwicklung
Stripe · Twint · QR-Rechnung · IBAN
Zahlungseingänge werden automatisch erfasst und mit offenen Rechnungen abgeglichen. Auch Banküberweisungen via ISO-Camt.
Verbindungsschicht
Make (Integromat) · Zapier · API
Die Schicht, die alle Systeme verbindet. Make eignet sich für komplexe Abläufe, Zapier für einfachere Verbindungen. Direkte API-Anbindungen wenn nötig.
Versand
Mailchimp · HubSpot · Direktversand
Rechnungen werden als PDF-Anhang mit personalisierten E-Mails versandt. Templating und Branding inklusive.
Monitoring
Bexio Dashboard · Slack-Benachrichtigungen
Sie werden informiert, wenn eine Rechnung überfällig bleibt oder ein Mahnlauf abgeschlossen wurde. Alles andere läuft im Hintergrund.
Die gesamte Übersicht aller Automatisierungsmöglichkeiten finden Sie unter Prozessautomatisierung für KMU in der Schweiz. Konkrete Praxisbeispiele unter Automatisierungsbeispiele für KMU.
Investition
Was kostet die Automatisierung der Rechnungsstellung?
Rechnungsautomatisierung ist keine pauschale Dienstleistung. Der Aufwand hängt davon ab, welche Systeme verbunden werden, wie viele Sonderfälle es gibt und ob ein Mahnwesen integriert wird. Der erste Schritt ist deshalb immer die Analyse zum Festpreis von CHF 890: Sie zeigt, was sich bei Ihnen lohnt, bevor Geld in die Umsetzung fliesst.
Alle Stufen und Preise: Ablauf & Preise →
Ob sich das rechnet, ist eine einfache Rechnung: Wer 20 Rechnungen pro Monat von Hand erstellt und pro Rechnung 20 Minuten braucht, wendet dafür rund 7 Stunden auf, jeden Monat. Wie schnell die Einmalkosten damit hereingeholt sind, hängt von Ihrem internen Stundensatz ab.
Bei einer Umsetzung ab CHF 5'000 wird die Analyse vollständig angerechnet.
Rechenbeispiel
Durchgerechnet: ein Dienstleistungs-KMU mit 35 Rechnungen pro Monat
Ein konstruiertes Beispiel, kein Kundenprojekt. Es zeigt, wie ein solcher Ablauf aufgebaut ist und wo die Zeit steckt.
Angenommen: Beratung / Projektdienstleistung · 4 Mitarbeitende · 35 Rechnungen pro Monat
Ausgangslage
Der Inhaber erstellt jeden Monatsabschluss manuell in Word-Vorlagen, konvertiert nach PDF und verschickt per Mail. Die Buchhaltung läuft separat in Banana, die Daten werden doppelt eingegeben. Das Mahnwesen besteht aus einer Excel-Liste, die unregelmässig gepflegt wird. Rechnet man pro Rechnung 20 bis 25 Minuten für Erstellen, Versand und doppelte Erfassung, dazu Zahlungskontrolle und Mahnungen, kommen bei 35 Rechnungen gut 15 Stunden pro Monat zusammen.
Umsetzung
Die Rechnungsstellung wandert nach Bexio. Verbindung mit dem bestehenden HubSpot-CRM via Make: Sobald ein Deal auf «Abgeschlossen» gesetzt wird, erstellt Make automatisch eine Bexio-Rechnung mit allen Kundendaten, Positionen und Preisen. Das PDF wird per personalisierter E-Mail zugestellt. Zahlungsabgleich via QR-Rechnungs-Import, Mahnwesen in drei automatischen Stufen, konfiguriert in Bexio. Ein Ablauf dieser Grösse ist in wenigen Arbeitstagen eingerichtet.
Ergebnis
Vom manuellen Monatsablauf bleibt die Kontrolle: Ausnahmen prüfen, Sonderfälle freigeben, realistisch rund eine Stunde pro Monat. Übertragungsfehler entfallen, weil niemand mehr Beträge und Adressen von Hand kopiert. Und weil jede Rechnung sofort nach Auftragsabschluss rausgeht statt am Monatsende, verkürzt sich die Zeit bis zur Zahlung um genau die Tage, die vorher bis zum Sammellauf verstrichen. Ob sich die Einmalkosten nach Wochen oder Monaten rechnen, hängt vom internen Stundensatz ab; bei rund 14 eingesparten Stunden pro Monat geht es schnell.
Eingesetzt in diesem Beispiel: HubSpot CRM (Dealverwaltung) → Make (Verbindungsschicht) → Bexio (Rechnungserstellung & Buchhaltung) → QR-Rechnung / Bankabgleich. Laufende Softwarekosten: je nach Bexio-Paket und Make-Tarif in der Grössenordnung von CHF 50 bis 100 pro Monat.
Weitere Praxisbeispiele für andere Branchen und Szenarien: Automatisierungsbeispiele für KMU in der Schweiz. Wer auch den Onlineshop automatisieren will: Onlineshop-Automatisierung.
Häufige Fragen
Rechnungen automatisieren: Was Schweizer KMU wissen wollen
Wie viel kostet es, die Rechnungsstellung zu automatisieren?
Der erste Schritt ist eine Analyse zum Festpreis von CHF 890. Sie zeigt, was sich bei Ihnen lohnt, bevor Geld in die Umsetzung fliesst. Bei einer Umsetzung ab CHF 5'000 wird die Analyse vollständig angerechnet. Wie schnell sich das rechnet, hängt vom Rechnungsvolumen und Ihrem internen Stundensatz ab. Alle Stufen und Preise: Ablauf & Preise.
Ist die automatische Rechnungsstellung MWST-konform in der Schweiz?
Ja. Bexio und Banana sind auf Schweizer Steuerrecht ausgelegt. Die automatisch erstellten Rechnungen enthalten alle Pflichtangaben: UID, MWST-Satz (8.1 % / 2.6 % / 3.8 % / 0 % je nach Position), Zahlungsfrist, Referenznummer, QR-Code. Mehrere MWST-Sätze auf der gleichen Rechnung sind ebenfalls konfigurierbar.
Was passiert mit bestehenden Daten beim Umstellen?
Bestehende Kundendaten, Artikel und offene Rechnungen bleiben erhalten. Die Automatisierung wird additiv aufgebaut: neue Aufträge laufen automatisch, der Altbestand wird nicht angetastet. Migration von bestehenden Rechnungsdaten ist auf Wunsch möglich.
Funktioniert das auch ohne Onlineshop?
Ja. Auslöser können ein Auftragsformular, ein CRM-Eintrag, ein abgehaltenes Erstgespräch, ein Projektabschluss oder eine manuelle Bestätigung sein. Die Rechnungsstellung muss nicht an einen Shop gekoppelt sein. Jedes definierte Ereignis kann den Ablauf starten.
Muss ich Bexio kaufen oder kann ich mein bisheriges Programm behalten?
Das hängt von der Schnittstelle Ihrer bestehenden Software ab. Banana, Abacus, SAP Business One und weitere lassen sich ebenfalls anbinden. Bexio empfehlen wir, weil es von Haus aus auf Schweizer Anforderungen ausgelegt ist und eine offene API hat, die Make und Zapier direkt unterstützen. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, ob sich ein genauerer Blick lohnt; was mit Ihren bestehenden Programmen machbar ist, zeigt die Analyse zum Festpreis.
Weiterführend
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Unsere eigene Buchhaltungssoftware
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Ihre Rechnungsstellung
Wie viele Stunden verliert Ihr KMU monatlich an Rechnungen?
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, ob sich das bei Ihrem Rechnungsvolumen lohnt. Die genaue Erfassung Ihres Ablaufs folgt danach in der Analyse zum Festpreis, ohne Verpflichtung, und mit einer offenen Absage, falls wir keinen Nutzen sehen.
Beschreiben Sie kurz, wo es hakt. Den Rest klären wir im Gespräch.
Sie schreiben uns, was Sie beschäftigt. Ihre Nachricht landet nicht in einem Ticketsystem, sondern direkt bei Daniel Bidoli, dem Inhaber.
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