Projekt / Referenz
Vom Bestelleingang bis zur Buchhaltung: Systeme zu einem Ablauf verbinden.
Für AMZ Racing GmbH — Onlinehandel mit Rennsport-Zubehör und Bidolis Partnerbetrieb im DACH-Raum — wurden die Schritte der Auftragsabwicklung zu einer durchgehenden Kette verbunden. AMZ Racing GmbH und Bidoli IT-Services haben sie gemeinsam konzipiert und umgesetzt. Im Mittelpunkt stehen die Übergaben zwischen den bestehenden Systemen.
Überarbeitet am
Auf einen Blick
Das Projekt in fünf Zeilen
- Projekt
- AMZ Racing GmbH, amz-racing.shop
- Bereich
- Onlinehandel, Rennsport-Zubehör
- Aufgabe
- Systemübergaben entlang der Auftragsabwicklung verbinden
- Prozess
- Bestelleingang → Warenwirtschaft → Rechnung / Versand → Buchhaltungsübergabe
- Rolle
- Gemeinsam konzipiert und umgesetzt von AMZ Racing GmbH und Bidoli IT-Services
Ausgangslage
Nicht das einzelne System, die Übergaben dazwischen.
Ein Onlineshop erzeugt pro Bestellung eine Kette von Aufgaben: Die Bestellung muss in die Warenwirtschaft, eine Rechnung muss geschrieben und verschickt werden, das Paket braucht ein Versandetikett, und am Monatsende will die Buchhaltung sämtliche Belege sauber sortiert haben. Von Hand heisst das für jede Bestellung: mehrere Programme, mehrere Eingaben, mehrere Gelegenheiten für Fehler. Der Aufwand kann mit der Zahl der Bestellungen wachsen.
Die Aufgabe lag nicht darin, ein einziges System zu ersetzen, sondern die Übergaben entlang des Ablaufs sauber zu organisieren.
Realer Projektablauf
Vier Übergaben bilden einen verbundenen Ablauf.
Die folgende Übersicht beschreibt die gemeinsam umgesetzte Integration. Sie ist keine aktuelle Messung der Laufzeit, Fehlerquote oder Kosten.
-
Bestelleingang
Die Bestellung wird automatisch in die Warenwirtschaft übernommen, mit Artikel- und Kundendaten. Reservierung und Lagerabgang sind eigene Schritte nach den Regeln des Betriebs.
-
Warenwirtschaft
Die übernommenen Auftragsdaten bilden die Grundlage der weiteren Bearbeitung. Fehlende oder widersprüchliche Angaben müssen geklärt werden.
-
Rechnung & Versand
Rechnung und Versand greifen auf den Auftrag zurück. Rechnungserstellung, Zahlung und tatsächlicher Versand bleiben getrennte Vorgänge.
-
Buchhaltungsübergabe
Belege werden für die Buchhaltung strukturiert übergeben. Das ersetzt keine fachliche Prüfung oder den Abschluss.
Ob ein Schritt ohne einzelne Freigabe laufen darf, richtet sich nach seinen Regeln und Fehlerfolgen. Eine automatische Lieferantenbestellung ist damit nicht pauschal zugesagt.
Umsetzung
Was AMZ Racing GmbH und Bidoli IT-Services gemeinsam umgesetzt haben
- Shopsystem, Warenwirtschaft, Versand- und Buchhaltungsschnittstelle zu einer durchgehenden Kette verbunden, gemeinsam konzipiert und umgesetzt
- Auftragsdaten für die nachfolgenden Schritte nutzbar gemacht, statt sie in jedem System neu zu erfassen
- Rechnungs- und Versandabwicklung an den gemeinsamen Auftrag angebunden
- die technische Übergabe von Belegen an die Buchhaltung in den Ablauf einbezogen
Die beteiligten Systeme sind hier bewusst als Kategorien genannt. Welche konkrete technische Lösung möglich ist, hängt immer von vorhandenen Schnittstellen und Rahmenbedingungen ab, dieses Projekt ist kein allgemeines Kompatibilitätsversprechen.
Ergebnis
Auftragsdaten verbinden die nächsten Arbeitsschritte.
Das konkrete Ergebnis ist die Verbindung von Bestellung, Warenwirtschaft, Rechnung, Versand und Buchhaltungsübergabe. Daten müssen dadurch an den verbundenen Übergaben nicht erneut abgetippt werden. Prüfen, freigeben, verpacken und Ausnahmen klären bleiben Aufgaben im Betrieb. Wie viel Zeit oder Kosten diese Verbindung spart, lässt sich erst mit vergleichbaren Messungen beziffern.
Das Ergebnis ist kein einzelnes neues Tool, sondern ein verbundener Ablauf über mehrere bestehende Systeme hinweg.
Übertragbarkeit
Der Betrieb ist ein Onlineshop. Das Prinzip ist es nicht.
Ähnliche Übergaben entstehen dort, wo ein Vorgang mehrere Systeme durchläuft, eine Anmeldung, ein Serviceauftrag, ein Reparaturfall, eine Materialbestellung. Das übertragbare Muster:
- mehrere Systeme existieren bereits
- jedes löst einen Teil des Prozesses
- die Übergaben dazwischen verursachen den Zusatzaufwand
- nicht alles muss ersetzt werden
- zuerst den Prozess verstehen
- dann technisch sinnvolle Übergaben verbinden
Rolle & Grenzen
Umgesetzt, nicht nur beraten. Und trotzdem kein Baukasten.
AMZ Racing GmbH und Bidoli IT-Services haben die Übergaben dieses Projekts gemeinsam konzipiert und umgesetzt. Das Projekt zeigt den Kern unserer heutigen Arbeitsweise: bestehende Systeme dort verbinden, wo der Prozess es verlangt.
Ein Referenzprojekt ist kein Baukasten: Jeder Betrieb hat andere Systeme, andere Daten, andere Regeln und andere Schnittstellen.
Deshalb beginnt ein neues Projekt nicht mit dieser Lösung, sondern mit Ihrem konkreten Ablauf.
Offenlegung: AMZ Racing GmbH ist heute zugleich unser Partnerbetrieb — die Partnerschaft ist aus diesem gemeinsamen Projekt entstanden. Konzeption und Umsetzung der Kette sind die gemeinsame Arbeit von AMZ Racing GmbH und Bidoli IT-Services.
Ihr Prozess
Wo endet bei Ihnen ein System und beginnt die Handarbeit?
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, ob sich ein ähnlicher verbundener Ablauf bei Ihnen lohnt, bevor bezahlte Arbeit beginnt.