Projekt / Referenz
Vom Bestelleingang bis zur Buchhaltung: Systeme zu einem Ablauf verbinden.
Für AMZ Racing — Onlinehandel mit Rennsport-Zubehör und Bidolis Partnerbetrieb im DACH-Raum — wurden die Schritte der Auftragsabwicklung zu einer durchgehenden Kette verbunden. Gebaut von Bidoli IT-Services, betrieben und täglich belastet von AMZ Racing.
Auf einen Blick
Das Projekt in fünf Zeilen
- Projekt
- AMZ Racing, amz-racing.shop
- Bereich
- Onlinehandel, Rennsport-Zubehör
- Aufgabe
- Systemübergaben entlang der Auftragsabwicklung verbinden
- Prozess
- Bestelleingang → Warenwirtschaft → Rechnung / Versand → Buchhaltungsübergabe
- Rolle
- Konzipiert und gebaut von Bidoli IT-Services; im Alltag betrieben und belastet von AMZ Racing
Ausgangslage
Nicht das einzelne System, die Übergaben dazwischen.
Ein Onlineshop erzeugt pro Bestellung eine Kette von Aufgaben: Die Bestellung muss in die Warenwirtschaft, eine Rechnung muss geschrieben und verschickt werden, das Paket braucht ein Versandetikett, und am Monatsende will die Buchhaltung sämtliche Belege sauber sortiert haben. Von Hand heisst das für jede Bestellung: mehrere Programme, mehrere Eingaben, mehrere Gelegenheiten für Fehler. Der Aufwand wächst mit jedem verkauften Artikel, und genau das darf er nicht.
Die Aufgabe lag nicht darin, ein einziges System zu ersetzen, sondern die Übergaben entlang des Ablaufs sauber zu organisieren.
Realer Projektablauf
Jeder Schritt löst den nächsten aus.
Realer Ablauf aus dem Projekt, täglich im Produktivbetrieb, kein Beispielprozess.
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Bestelleingang
Die Bestellung wird automatisch in die Warenwirtschaft übernommen, mit Artikel, Kundendaten und Lagerabgang.
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Warenwirtschaft
Der Auftrag läuft ohne erneutes Erfassen weiter, aus denselben Daten.
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Rechnung & Versand
Die Rechnung wird erzeugt, zugestellt und archiviert; der Versand arbeitet aus dem gleichen Vorgang.
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Buchhaltungsübergabe
Die Belege kommen sortiert und nachvollziehbar in der Buchhaltung an.
Auch der Einkauf ist Teil dieser Kette — bis hin zur automatischen Bestellung beim Lieferanten.
Umsetzung
Was Bidoli IT-Services tatsächlich gebaut hat
- Shopsystem, Warenwirtschaft, Versand- und Buchhaltungsschnittstelle zu einer durchgehenden Kette verbunden, aus eigener Entwicklung
- die Übergaben so eingerichtet, dass jeder Schritt den nächsten auslöst
- gemeinsam mit AMZ Racing und dessen Steuerberatung eine Verfahrensdokumentation nach GoBD (den deutschen Vorgaben für digitale Buchführung) erarbeitet
- damit das ersetzende Scannen ermöglicht, der Betrieb arbeitet weitgehend papierlos
Die beteiligten Systeme sind hier bewusst als Kategorien genannt. Welche konkrete technische Lösung möglich ist, hängt immer von vorhandenen Schnittstellen und Rahmenbedingungen ab, dieses Projekt ist kein allgemeines Kompatibilitätsversprechen.
Ergebnis
Die Arbeit, die pro Bestellung bleibt, ist das Verpacken.
Alles davor und danach passiert von selbst: Der Betrieb kann mehr verkaufen, ohne dass der Verwaltungsaufwand mitwächst, und die Buchhaltung ist am Monatsende bereits fertig, statt erst zu beginnen. Beziffern lässt sich das bei der Buchhaltung: Deren Kosten sind um mehr als die Hälfte gesunken, weil Belege nicht mehr gesammelt, sortiert und nachgereicht werden, bezahlt wird nur noch die Arbeit, die tatsächlich Beratung ist.
Das Ergebnis ist kein einzelnes neues Tool, sondern ein verbundener Ablauf über mehrere bestehende Systeme hinweg.
Übertragbarkeit
Der Betrieb ist ein Onlineshop. Das Prinzip ist es nicht.
Dieselbe Kette entsteht überall dort, wo ein Vorgang mehrere Systeme durchläuft, eine Anmeldung, ein Serviceauftrag, ein Reparaturfall, eine Materialbestellung. Das übertragbare Muster:
- mehrere Systeme existieren bereits
- jedes löst einen Teil des Prozesses
- die Übergaben dazwischen verursachen den Zusatzaufwand
- nicht alles muss ersetzt werden
- zuerst den Prozess verstehen
- dann technisch sinnvolle Übergaben verbinden
Rolle & Grenzen
Umgesetzt, nicht nur beraten. Und trotzdem kein Baukasten.
Bidoli IT-Services hat die Übergaben dieses Projekts tatsächlich gebaut und die Kette produktionsfähig gemacht, das Projekt zeigt den Kern unserer heutigen Arbeitsweise: bestehende Systeme dort verbinden, wo der Prozess es verlangt.
Ein Referenzprojekt ist kein Baukasten: Jeder Betrieb hat andere Systeme, andere Daten, andere Regeln und andere Schnittstellen.
Deshalb beginnt ein neues Projekt nicht mit dieser Lösung, sondern mit Ihrem konkreten Ablauf.
Offenlegung: AMZ Racing ist heute zugleich unser Partnerbetrieb — die Partnerschaft ist aus diesem Projekt entstanden. Gebaut hat die Kette Bidoli IT-Services; betrieben und täglich belastet wird sie von AMZ Racing.
Ihr Prozess
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