Technischer Handel
Weniger Handarbeit zwischen Bestellung, Warenwirtschaft und Buchhaltung.
Für technische Händler, bei denen Bestellung, Auftragsabwicklung, Versand und Buchhaltung längst digital unterstützt werden, Informationen zwischen den Systemen aber noch von Hand übertragen werden.
Nicht jedes System muss ersetzt werden. Oft muss nur die Handarbeit zwischen den Systemen verschwinden.
Ausgangslage
Die Bestellung kommt digital. Danach beginnt Handarbeit.
Je nach Betrieb sehen die Kanäle und Systeme anders aus, das Muster dazwischen wiederholt sich:
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Auftragseingang
Bestellungen oder Anfragen kommen zum Beispiel über Shop, E-Mail, Marktplatz oder Telefon herein, häufig in unterschiedlicher Form und Qualität.
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Auftragsdaten
Kunden-, Artikel- und Auftragsinformationen werden erneut erfasst, in der Warenwirtschaft, in Tabellen oder in weiteren Systemen.
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Versand und Rechnung
Status, Dokumente und Lieferinformationen müssen zwischen Auftragsbearbeitung, Versand und Rechnung weitergegeben werden.
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Buchhaltung
Am Ende folgt nochmals eine Übergabe: Belege und Rechnungsdaten müssen in der Buchhaltung ankommen.
Ein neuer Shop löst kein Prozessproblem, wenn die Bestellung danach wieder manuell weitergetragen wird.
Wie viel gebundene Arbeitszeit das bei Ihnen ausmacht, rechnen Sie in zwei Minuten selbst nach: zum Rechner.
Realer Beweis
Genau diese Kette läuft bei einem Bidoli-Projekt bereits durchgängig.
In einem branchennahen Referenzprojekt aus dem Motorradteilehandel hat Bidoli die bestehenden Systeme zu einem durchgängigen Ablauf verbunden, im Produktivbetrieb:
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Bestelleingang
Bestellungen kommen strukturiert in den Ablauf.
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Warenwirtschaft
Die Auftragsdaten landen ohne Abtippen im System.
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Rechnung & Versand
Die Abwicklung läuft aus denselben Daten weiter.
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Buchhaltungsübergabe
Die Belege kommen strukturiert in der Buchhaltung an.
Der Wert liegt nicht in einem einzelnen Tool, sondern darin, dass mehrere vorhandene Systeme zu einem durchgängigen Ablauf verbunden wurden.
Ansatz
Bestehende Systeme verbinden statt vorschnell ersetzen.
Shop, Warenwirtschaft, Buchhaltung oder spezialisierte Branchensoftware können bleiben, wo sie ihren Zweck erfüllen. Automatisiert wird die Übergabe dazwischen — nicht zwangsläufig das Kernsystem. In der Systemlandschaft eines Händlers heisst das typischerweise: Shop oder Verkaufskanal, Warenwirtschaft oder ERP, Versand und Logistik, Buchhaltung, E-Mail, Tabellen, Dokumentenablagen, und je nach Betrieb Marktplätze.
Wir schauen zuerst auf den Informationsfluss, nicht auf die Anzahl der eingesetzten Werkzeuge.
Ob eine bestehende Software angebunden werden kann, hängt von ihren Schnittstellen, dem Datenzugriff und der Wirtschaftlichkeit ab. Das klären wir in der Prozessanalyse, bevor etwas zugesagt wird.
Zielbild
Von der Bestellung zur Buchhaltung, ohne mehrfaches Erfassen.
Beispiel für einen möglichen Zielprozess — kein bestehendes Kundenprojekt.
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Bestellung
Bestellung oder Anfrage wird erfasst und zugeordnet.
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Auftragsdaten
Kunden- und Artikeldaten werden einmal gebündelt.
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Bearbeitung
Die Warenwirtschaft arbeitet mit denselben Daten weiter.
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Rechnung & Versand
Dokumente und Status entstehen aus dem Vorgang.
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Buchhaltung
Belege werden strukturiert übergeben.
Automatisierungsfelder
Was sich im Handel typischerweise automatisieren lässt
Je nach Betrieb und Systemen zum Beispiel:
- Auftragsdaten zwischen Systemen übertragen
- Kunden- und Lieferinformationen weitergeben
- Dokumente dem richtigen Auftrag zuordnen
- Status zwischen Systemen abgleichen, wo Schnittstellen es erlauben
- Rechnungs- und Versandinformationen vorbereiten
- Belege strukturiert an die Buchhaltung übergeben
- wiederkehrende Kontrollschritte sichtbar machen
Und was nicht dazugehört: autonome Preis-, Einkaufs- oder Bestandsentscheidungen trifft das System nicht — solche Schritte bleiben bei Ihren Regeln und Ihren Leuten.
Kontrolle
Ihr Betrieb definiert die Regeln. Das System hält sich daran.
Bevor etwas automatisch läuft, wird festgelegt:
- Welche Daten müssen vollständig sein?
- Wann darf ein Vorgang weitergegeben werden?
- Wo braucht es eine menschliche Prüfung?
- Was passiert bei fehlenden Angaben?
Das System führt nachvollziehbar aus, was fachlich freigegeben wurde. Keine Blackbox, und keine automatische Geschäftsentscheidung ohne Regelbasis.
Guter Fit
Wann passt dieser Ansatz?
Am meisten bewirkt Automatisierung typischerweise dort, wo:
- technischer Handel mit Komponenten, Ersatzteilen oder spezialisierten Produkten betrieben wird
- ungefähr 10–50 Mitarbeitende arbeiten, als Richtwert, nicht als harte Grenze
- mehrere digitale Systeme im Einsatz sind
- Bestellungen und Anfragen regelmässig wiederkehren
- Informationen mehrfach übertragen werden
- Versand, Rechnung und Buchhaltung manuelle Übergaben brauchen
- Mitarbeitende immer dieselben Dinge kontrollieren
- Inhaber oder Leitung Transparenz behalten wollen
Und genauso offen: Bei sehr kleinem Volumen, ständig wechselnden Abläufen oder fehlenden Schnittstellen lohnt sich Automatisierung manchmal nicht. Technik muss sich rechnen. Das sagen wir auch, wenn die Antwort Nein ist.
Methode & Einstieg
Erst der Ablauf. Dann die Technik.
Verstehen → Vereinfachen → Verbinden → Automatisieren → Betreiben
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Erstgespräch
Kostenlos das Problem grob einordnen.
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Prozessanalyse — CHF 890
Ist-Prozess, Systeme, Engpässe, Sollbild und wirtschaftliches Potenzial.
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Umsetzung
Mit klar definiertem Leistungsumfang.
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Betrieb
Optional überwachen, pflegen und weiterentwickeln.
Die CHF 890 der Prozessanalyse werden bei einer Umsetzung ab CHF 5'000 vollständig angerechnet.
Ihr Prozess
Wo wird bei Ihnen dieselbe Bestellung heute mehrfach angefasst?
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, ob sich der Aufwand bei Ihnen lohnt, bevor bezahlte Arbeit beginnt.