Branchensoftware für Elektrobetriebe wählen: fünf Fragen vor dem Kauf
Fünf Fragen zu Datenexport, Schnittstelle, Grosshandelsdaten, Übergaben und Vertrag. So prüfen Elektrobetriebe eine neue Branchensoftware an einem echten Auftrag.
Eine neue Branchensoftware soll Offerten, Rapporte und Rechnungen vereinfachen. Für einen Elektrobetrieb in der Schweiz zählt daneben, wie gut die Lösung mit Grosshandel, Buchhaltung und den bestehenden Arbeitsabläufen zusammenspielt. Eine Liste mit Funktionen beantwortet diese Frage erst zum Teil.
Unser Blick richtet sich auf die Übergaben zwischen Programmen. Dort entstehen Arbeit und Fehler, wenn Menschen dieselben Angaben mehrfach erfassen müssen. Die folgenden fünf Fragen helfen Ihnen, vor dem Kauf einen konkreten Ablauf mit dem Anbieter durchzugehen.
Zuerst die Arbeit im Betrieb
Beginnen Sie mit einem echten Auftrag: von der Anfrage über Offerte und Rapport bis zur Rechnung. Prüfen Sie, welche Funktionen Sie dafür benötigen, etwa Arbeitszeiterfassung, QR-Rechnung, Dokumentablage oder die Bearbeitung von Leistungsverzeichnissen nach dem Normpositionen-Katalog NPK. Klären Sie auch, wie der Sicherheitsnachweis nach NIV und die zugehörigen Messprotokolle in Ihren Ablauf passen. Ein Programm ersetzt die fachliche Kontrolle und Unterschrift nicht.
Lassen Sie sich den Weg an Ihrem Beispiel zeigen. Halten Sie fest, was im angebotenen Paket enthalten ist und wo andere Programme beteiligt bleiben.
1. Wie kommen Ihre Daten wieder heraus?
Fragen Sie nach Kunden, Objekten, Rapporten, Offerten, Rechnungen und den zugehörigen Anhängen, etwa Fotos oder Messprotokollen. In welchem Format können Sie diese Daten exportieren? Bleiben Verknüpfungen und Kennungen erhalten? Welche Kosten und Fristen gelten bei einer Kündigung?
Ein Probeexport vor Vertragsabschluss macht die Antwort überprüfbar. Öffnen Sie die Dateien und kontrollieren Sie, ob die benötigten Angaben, Anhänge und Zuordnungen vorhanden sind. Eine PDF-Rechnung kann gut lesbar sein, liefert aber noch keine strukturierten Rechnungspositionen für einen automatisierten Abgleich. Ob ein späteres Zielprogramm den Export übernehmen kann, muss gesondert geprüft werden.
2. Gibt es eine nutzbare, dokumentierte Schnittstelle?
Eine Programmierschnittstelle (API) kann wiederkehrende Übergaben ermöglichen. Entscheidend ist der konkrete Zugang: Dürfen Sie oder ein Dienstleister Ihrer Wahl ihn nutzen? Welche Daten lassen sich lesen, welche ändern? Welche Lizenz, Kosten und technischen Grenzen gehören dazu?
Bitten Sie um die Dokumentation und einen Test für Ihren Ablauf. Fehlt eine öffentliche Dokumentation, lassen Sie sich den verfügbaren Zugang und seine Bedingungen zeigen. Auch ein strukturierter Dateiexport oder ein Anschluss des Herstellers kann passen. Die blosse Aussage «Schnittstelle vorhanden» belegt noch nicht, dass gerade Ihre Übergabe funktioniert.
Ein Beispiel aus unserer eigenen Arbeit: Bei einer JTL-Anbindung war der vorgesehene automatisierte Datenzugriff wegen der vorhandenen Lizenz nicht verfügbar. Für die benötigten Lesezugriffe haben wir deshalb einen gesondert geprüften SQL-Leseweg verwendet. Das war kein Ersatz für einen schreibenden Import. Der Fall zeigt, warum Zugang und Lizenzpaket für den tatsächlichen Ablauf geprüft werden sollten.
3. Woher kommen Artikel und Preise?
Die Elektro Datenbank Schweiz (ELDAS) bewirtschaftet Produktinformationen für den Schweizer Elektrogrosshandel. Die Produktklassifizierung folgt ETIM. Das erklärt die Struktur der Artikeldaten, beantwortet aber noch nicht, wie Ihr Programm damit arbeitet.
Fragen Sie konkret: Wie kommen Artikel und Ihre Nettopreise vom Grosshändler ins Programm? Wie oft werden sie aktualisiert? Wie gelangt eine Bestellung zum Grosshändler? Lassen Sie sich einen Artikel mit Ihrer Kennung, Ihrem Preis und dem vorgesehenen Bestellweg zeigen. Eine Artikeldatenbank allein belegt weder Ihre Einkaufskonditionen noch einen funktionierenden Bestellanschluss.
4. Wo endet das Programm?
Zeichnen Sie auf, welche Angaben Ihren Ablauf verlassen und wer sie überträgt:
- Buchhaltung und Treuhand: Wie gelangen Rechnungen und Zahlungseingänge in die Buchhaltung? Wer prüft die Übergabe?
- Bank: Wie werden Zahlungseingänge aus dem Kontoauszug den offenen Rechnungen zugeordnet? Was passiert bei unklaren Treffern?
- Lohn: Können die rapportierten Stunden weiterverwendet werden, oder tippt sie jemand erneut ab?
- Anfragen: Wird eine Anfrage aus Website oder Postfach als Vorgang übernommen? Wer bearbeitet sie danach?
- Eingangsrechnungen: Wo liegen Lieferantenrechnungen, wie werden sie Bestellungen zugeordnet und wer gibt sie frei?
Eine manuelle Übergabe ist nicht automatisch ein Grund gegen ein Programm. Entscheidend ist, wie häufig sie vorkommt, wie viel Arbeit sie verursacht und welche Kontrolle nötig bleibt. Prüfen Sie zuerst die vorhandenen Standardfunktionen. Ein eigener Anschluss lohnt sich erst, wenn er eine konkrete Lücke wirtschaftlich schliesst.
5. Was steht im Vertrag und was passiert beim Ausstieg?
Klären Sie Laufzeit, Kündigungsfrist, mögliche Preisanpassungen und die Kosten zusätzlicher Zugänge. Fragen Sie auch nach Sicherungen, Wiederherstellung, Export nach Vertragsende und der Löschung verbliebener Daten.
Bei Personendaten gehört die Auftragsbearbeitung in diese Prüfung. Der EDÖB erläutert die Verantwortung beim Outsourcing: Die Verantwortung für den Datenschutz bleibt auch bei einer Auslagerung beim Auftraggeber. Lassen Sie sich die vertraglichen Regelungen, die beteiligten Dienstleister und die vorgesehenen Schutzmassnahmen zeigen. Ein Schweizer Serverstandort beantwortet diese Fragen nicht allein.
Die Fragen auf einen Blick
- Export: Sind die benötigten Daten, Anhänge und Verknüpfungen im Probeexport vorhanden?
- Zugang: Funktioniert die Übergabe mit dem angebotenen Lizenzpaket und einem zulässigen eigenen Zugang?
- Grosshandel: Wie kommen Ihre Artikel und Nettopreise hinein, und wie geht die Bestellung hinaus?
- Übergaben: Wer überträgt und prüft die Daten zu Buchhaltung, Bank, Lohn und Postfach?
- Vertrag: Was kosten Betrieb und Ausstieg, und wie sind Sicherung und Auftragsbearbeitung geregelt?
Der nächste Schritt
Nehmen Sie einen echten Auftrag und diese fünf Fragen ins nächste Anbietergespräch mit. Notieren Sie je Übergabe das Quellsystem, das Ziel, den zuständigen Menschen und einen konkreten Prüffall. So wird aus einer Funktionsliste eine überprüfbare Entscheidung.
Bleibt zwischen Ihren bestehenden Programmen eine wiederkehrende Lücke, besprechen wir den Ablauf mit Ihnen. Wie das beim Weg vom Einsatz zur Rechnung aussieht, beschreibt Vom Einsatz zur Rechnung. Für klar begrenzte Standardabläufe wie Anfragen oder Eingangsrechnungen gibt es einen Quick-Win zum Festpreis.
