Wann sich Automatisierung nicht lohnt

Wer Automatisierung anbietet, hat ein Interesse daran, dass sie sich lohnt. Deshalb schreiben wir diesen Artikel: Es gibt Situationen, in denen sie es nicht tut, und die zu kennen ist genauso wertvoll wie die Gegenrichtung. Ein Projekt, das den Aufwand nie hereinholt, schadet beiden Seiten. Ihnen sofort, uns spätestens beim nächsten Gespräch.

1. Wenn die Menge zu klein ist

Das ist der häufigste Fall. Ein Ablauf, der zweimal im Monat zehn Minuten kostet, verbraucht im Jahr vier Stunden. Eine Automatisierung dafür kostet je nach Aufwand ein Vielfaches davon und wäre erst nach Jahren im Plus, falls sich bis dahin überhaupt nichts ändert. Was unwahrscheinlich ist.

Handarbeit ist hier schlicht die günstigere Lösung. Das ist kein Versagen, sondern Rechnen.

2. Wenn jeder Fall anders läuft

Automatisieren lässt sich, was eine feste Form hat: gleiche Auslöser, gleiche Schritte, gleiche Reihenfolge. Wo jeder Vorgang eine eigene Beurteilung braucht, und das auch so bleiben soll, weil genau darin die Qualität der Arbeit liegt, entsteht durch Automatisierung nur ein starres System, das mehr behindert als hilft.

Typisch dafür sind Beratung, individuelle Fertigung und alles, wo der Kern der Leistung in der Einzelfallentscheidung liegt. Die Verwaltung drumherum lässt sich oft trotzdem automatisieren: Termine, Nachfassen, Abrechnung. Die Kernarbeit nicht.

3. Wenn der Ablauf selbst das Problem ist

Manche Arbeitsschritte existieren nur, weil sie immer schon existiert haben. Eine Liste, die niemand mehr liest. Eine Freigabe, die nie verweigert wird. Ein Bericht, der monatlich entsteht und monatlich ungelesen abgelegt wird.

Wer so etwas automatisiert, macht einen überflüssigen Schritt schneller. Das ist besser als vorher, aber deutlich schlechter als die eigentliche Lösung: den Schritt streichen. Deshalb steht auf unserer Startseite der Grundsatz, nichts zu automatisieren, was gelöscht gehört.

4. Wenn die Grundlage fehlt

Automatisierung verbindet Systeme, in denen Daten sauber erfasst sind. Wo Kundendaten in drei Excel-Dateien mit unterschiedlicher Schreibweise liegen, gibt es nichts zu verbinden. Man würde nur das Chaos beschleunigen.

In dem Fall steht zuerst etwas anderes an: eine saubere Datengrundlage. Das ist unspektakulär und kostet Geld, ohne dass sofort etwas glänzt. Aber ohne diesen Schritt scheitert alles Weitere.

Eine Faustregel für die Selbsteinschätzung

Sie brauchen niemanden, um eine erste Einschätzung zu treffen. Diese drei Bedingungen müssen zusammenkommen:

• Der Ablauf kommt mindestens dreimal pro Woche vor.
• Er dauert jeweils über zehn Minuten.
• Er läuft immer gleich ab, mit gleichen Schritten und gleicher Entscheidung.

Wenn alle drei zutreffen, lohnt sich die Prüfung fast immer. Trifft nur eine oder zwei zu, wird es knapp. Trifft keine zu, sparen Sie sich das Gespräch.

Warum wir das offen schreiben

Weil eine ehrliche Absage mehr wert ist als ein Auftrag, der niemandem nützt. Unsere Analyse darf ausdrücklich zum Ergebnis kommen, dass sich nichts lohnt. Sie haben dann trotzdem etwas in der Hand: eine geordnete Übersicht Ihrer Abläufe und die Gewissheit, dass Sie an dieser Stelle kein Geld ausgeben müssen.

Das ist der Unterschied zwischen einer Analyse und einem Verkaufsgespräch. Ein kostenloses Gespräch muss zu einem Auftrag führen, sonst hat es sich nicht gerechnet. Eine bezahlte Analyse darf ergebnisoffen sein.