Warum kein einzelnes Tool alles kann

Jede Software verspricht auf ihrer Startseite dasselbe: alles an einem Ort, endlich Schluss mit dem Werkzeug-Wirrwarr, die eine Plattform für Ihr ganzes Unternehmen. Das Versprechen ist attraktiv, weil es ein echtes Problem anspricht. Nur eingelöst wird es nie.

Der Grund ist kein Versagen der Hersteller. Er ist strukturell.

Jede Software hat einen Ursprung

Programme entstehen aus einer bestimmten Aufgabe heraus. Ein Buchhaltungssystem wurde von Leuten gebaut, die Buchhaltung verstehen. Später kam ein CRM-Modul dazu, weil Kundschaft danach fragte. Dieses Modul ist brauchbar, aber es ist nie so gut wie ein Programm, das von Anfang an für Kundenbeziehungen gebaut wurde.

Umgekehrt genauso: Ein hervorragendes CRM bekommt irgendwann eine Rechnungsfunktion. Die kann Rechnungen schreiben. Ob sie auch die schweizerische Mehrwertsteuerlogik, Teilzahlungen und ein brauchbares Mahnwesen beherrscht, ist eine ganz andere Frage.

Das Muster ist immer dasselbe: Jede Software kann das meiste ordentlich und eine Sache richtig gut. Und je weiter man sich vom Ursprung entfernt, desto dünner wird es.

Warum das teuer wird

Wer sich für die Komplettlösung entscheidet, entdeckt die Lücke selten sofort. Sie zeigt sich erst im Betrieb, meistens an einer einzigen Stelle, und ausgerechnet die ist geschäftskritisch. Dann gibt es drei Wege:

• Den Ablauf ändern, damit er zur Software passt. Das ist der häufigste Weg und der schädlichste, weil der Betrieb sich einem Werkzeug anpasst statt umgekehrt.
• Den Schritt von Hand machen. Die Software erledigt neunzig Prozent, den Rest tippt jemand ab. Damit ist der Vorteil der Automatisierung an genau der Stelle wieder weg, an der es darauf ankam.
• Alles nochmal wechseln. Teuer, langwierig, und die nächste Komplettlösung hat ihre Lücke nur woanders.

Der andere Weg: erst der Ablauf, dann das Werkzeug

Die Alternative ist unspektakulär, aber sie funktioniert: Man schaut sich zuerst an, wie tatsächlich gearbeitet wird, nicht wie es im Handbuch steht, und sucht danach für jede Aufgabe das System, das sie wirklich beherrscht. Dann verbindet man diese Systeme miteinander.

Das klingt nach mehr Aufwand, ist aber meistens weniger. Denn in fast jedem Betrieb sind die richtigen Programme längst vorhanden. Was fehlt, sind nicht neue Werkzeuge, sondern die Verbindungen dazwischen. Wir schreiben deshalb auf unserer Leistungsseite: Wir wählen die Werkzeuge, nicht umgekehrt.

Wann trotzdem eine Komplettlösung richtig ist

Damit das nicht zur Ideologie wird: Es gibt Fälle, in denen eine einzige Plattform die vernünftige Wahl ist.

• Wenn der Betrieb sehr klein ist und keine der Aufgaben besonders anspruchsvoll. Vier ordentliche Module schlagen dann vier Verbindungen, die gepflegt werden müssen.
• Wenn niemand da ist, der Schnittstellen betreuen kann oder will, und auch niemand beauftragt werden soll.
• Wenn die Branche eine Speziallösung hat, die genau diesen Betrieb abbildet. Zahnarztpraxen, Garagen, Coiffeure: Da gibt es Software, die den ganzen Ablauf kennt, weil sie nur für ihn gebaut wurde.

Die Frage, die weiterhilft

Vor jeder Softwareentscheidung lohnt sich eine einzige Frage: Welcher Schritt in unserem Ablauf ist der wichtigste, also der, bei dem Fehler am teuersten sind?

Genau dieser Schritt bestimmt die Wahl. Für ihn nimmt man das beste verfügbare Werkzeug, auch wenn es nur eine Sache kann. Alles andere ordnet sich unter und wird angebunden.

Und wenn es für diesen einen Schritt gar nichts Passendes gibt, dann ist das kein Grund, ihn weiter von Hand zu machen. Dann baut man ein Programm dafür. Warum wir das getan haben, steht hier.